Wie Halten Effektive Meetings

Die richtige Planung schafft effektive und angenehme Treffen.

Oliver Wendell Holmes sagte einmal: "Ich hasse es, dass in den Ausschüssen gestellt. Sie sind immer mit Sitzungen, bei denen die Hälfte fehlen und der Rest zu spät." In seinen Moment der Frustration, verrät Holmes die chaotische Natur, die oft begleitet Sitzungen. Dieses Chaos noch existiert in der heutigen Treffen - ob bei der Arbeit, zu Hause oder in der Freizeit. Mit einer sorgfältigen Planung, jedoch volle Teilnahme und Teilhabe entstehen kann. Halten eine effektive und erfolgreiche Tagung belebt und verbindet Kollegen, Familien und Freunde. Ein Treffen der wichtigen Entscheidungen in wichtige, sinnvolle Aktionen zu machen.

Anleitung

Entscheiden Sie, was Sie wollen diskutieren, wen Sie einladen möchten und welche Ziele Sie hoffen auf Ihr Meeting zu erreichen. Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Mitglieder, die dazu beitragen, dass Entscheidungen einladen und über die erforderlichen Zuständigkeiten nach Ihrer Sitzung zu nehmen.

Bereiten Sie eine Agenda, die wichtigsten Diskussionspunkte und alle Elemente, die Teilnehmer zu dem Treffen mitbringen sollte beinhaltet. Befestigen Sie die Tagesordnung in der Sitzung Einladung und auch Start-und Endzeiten und die Lage. Fügen Sie eine Telefon-Einwahlnummer, wenn Sie ein Konferenzgespräch zu planen; eine Website-Adresse, wenn Sie an einem Webinar zu planen.

Planen Sie Ihre Präsentationsfolien und Handouts, falls erforderlich. Machen Sie genügend Kopien der Handouts für alle Teilnehmer.

Ankunft am frühen Treffen zu testen und einzurichten Technologie, wie ein Telefon oder einen Projektor. Nachdem alles fertig vor der Sitzung sichergestellt, dass Sie pünktlich beginnen.

Beginnen Sie Ihre Sitzung prompt auf dem vereinbarten Tag und Uhrzeit. Bestimmen Sie jemanden, sich Notizen zu machen. Mit gründlichen Notizen oder Minuten, hilft jeder erinnern, was sie während der Sitzung diskutiert. Minuten sind besonders vorteilhaft bei langfristigen Projekten, weil sie eine Zeitleiste der wiederkehrenden Treffen, dass die Teammitglieder in den letzten Diskussionen gegebenenfalls recherchieren können.

Folgen Sie Ihrer Agenda von Anfang bis Ende und halten die Diskussionen auf dem richtigen Weg. Stellen Sie sicher, jeder bleibt während der gesamten Tagung beteiligt.

Bestimmen und weisen keine Aufgaben, die die Teilnehmer benötigen, um abzuschließen, sobald Sie die Sitzung zu vertagen. Besprechen Sie alle künftigen Sitzungen müssen Sie halten können.

Verteilen Sie die Notizen und die Vorbereitungen für den nächsten Termin, falls erforderlich.

Tipps und Warnungen

Immer kommen voll auf Ihre Sitzung vorbereitet. Ankunft vorbereitet und prompt ein gutes Beispiel an Ihre Kollegen, Familie und Freunden.

Starten Sie Ihre Sitzung mit einem Eisbrecher, einer Vorstellungsrunde oder ein Witz. Einstellen jeder wohl helfen kann das Treffen mehr reibungslos laufen.

Vermeiden einladenden Personen, die nicht spielen eine aktive Rolle in Ihren Zielen oder Entscheidungsprozess.